Over het bedrijf
Ben jij die regelaar, die het heerlijk vindt om te ondersteunen en de touwtjes in handen te hebben over het beheer van de drukbezette agenda en alle organisatie hierom heen?
Onze opdrachtgever is een internationaal managementadviesbureau dat de top van het bedrijfsleven adviseert over problemen van strategisch, organisatorisch of operationele aard.
Functie.
De Executive Assistant ondersteunt een firmant en vaak ook nog een projectleider en zijn team.
Haar werkzaamheden bestaan uit:
- Het beheren en bewaken van de druk bezette, steeds wisselende agenda en de planning van afspraken.
- Het afhandelen van de informatiestromen (post, e-mail, fax, etc.): screenen, prioritiseren en actie ondernemen
waar mogelijk.
- Het fungeren als aanspreekpunt voor cliënten, betrokken consultants en derden.
- Het onderhouden van veelvuldige nationale en internationale telefonische contacten op directieniveau.
- Het uitwerken van projectgebonden en algemene correspondentie in de Nederlandse en Engelse taal, zowel zelfstandig als
van concept of dictaat.
- Het redigeren van teksten, rapporten, presentaties en lezingen.
- Het plannen en organiseren van reizen, reserveringen, hotels, etc.
- Het organiseren en voorbereiden van vergaderingen en bijeenkomsten: locatie, catering, sociaal programma e.d.
- Up-to-date houden van dossiers en database; het coördineren van de verschillende projecten.
- Mogelijkheid tot de organisatie van sociale activiteiten ten behoeve van het personeel zoals Summerparty,
Sinterklaasfeest en X-mas dinner.
-Begeleiden van junior collega’s.
Aangezien de consultant vaak afwezig is en een hoge werkdruk kent, is de Assistent gewend in hoog tempo te werken en tal van zaken zelfstandig af te handelen. Ze beschikt over een natuurlijk overwicht, neemt initiatief waar mogelijk en koppelt tijdig terug.
De Assistent is organisatorisch sterk en is in staat om verschillende complexe zaken zelfstandig af te handelen. Ze
denkt mee en vooruit en is creatief in het vinden van alternatieven. Ze weet te allen tijde overzicht te behouden, prioriteiten te stellen en deadlines te bewaken. Ze is in staat een hoge kwaliteit af te leveren omdat ze gestructureerd, accuraat, en onder druk kan werken. Ze streeft naar perfectie, zoekt altijd naar manieren om de kwaliteit en de efficiency verder te verbeteren.
De Assistent is vaardig in het opbouwen van een relevant netwerk zowel binnen als buiten het bedrijf en ze benut en onderhoud deze contacten op een zelfstandige manier. De Assistent is een gesprekspartner op alle niveaus
(extern: Raad van Bestuurniveau;intern: academisch niveau).
Persoonlijkheid.
De Assistent heeft een open instelling, een ‘no nonsense’ houding en een enthousiaste uitstraling; zij
beweegt zich gemakkelijk op ieder niveau en wordt gemotiveerd door het topmanagement milieu. Ze weet op de juiste manier de benodigde zaken gedaan te krijgen en informatie te vergaren. Ze heeft een dienstverlenende, flexibele en collegiale instelling. Ze is intelligent en in staat zelfstandig situaties in te schatten en conform te handelen. De Assistent is
representatief, heeft gevoel voor stijl en oog voor detail. Ze is discreet en gewend met vertrouwelijke informatie om te gaan.
Zij straalt professionele trots uit. Ze heeft interesse in het bedrijfsleven en een brede maatschappelijke belangstelling.
Opleidingsniveau.
Wij zoeken kandidaten met een afgeronde HAVO/Vwo-opleiding aangevuld met een secretaresseopleiding
Wij zoeken kandidaten met een afgeronde HAVO/Vwo-opleiding aangevuld met een secretaresseopleiding.
Werkervaring.
De kandidaat heeft tussen de 4 en 6 jaar relevante werkervaring en heeft affiniteit met de internationale,
zakelijke dienstverlening.
Overige vereisten
- Uitstekende kennis van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift.
- Goede telefoonstijl
- Computeraffiniteit: Word, PowerPoint, Excel, Lotus Notes en Internet